第一条为确保本基金会各项工作规范、高效、优质依据《民办非企业中心登记管理暂行条例》和本基金会实际制定本制度。

第二条法人是本基金会印章、文件管理的负责人，办公室是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。

第三条各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。办公室对文件负责审核，报法人批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第四条以“永续自然发”、“永续自然函”等发出的各类文件需经本基金会法人签发。

第五条行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第六条各类文件行文需使用《黑龙江省永续自然资源保护公益基金会行文呈批表》

第七条各级中心的来文、来函或网上下载的各类文件，由办公室负责接收、登记、呈批和归档。

第八条办公室根据来文来函的保密等级填写《重庆市渝中区巴渝公益事业发展中心文件传阅处理表》，报法人阅批。

第九条每年本基金会行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十条本基金会的印章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十一条秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

第十二条基金会印章使用的审批权限由本基金会法人或理事会审议核定。

第十三条本基金会财务专用章由主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十四条印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本基金会办公场所。

第十五条本基金会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经法人批准后开具，并留底备查。

第十六条本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。